Managementul timpului - cele mai bune metode de gestionare a timpului. Loc de muncă separat
Pentru manageri, timpul este întotdeauna o resursă limitată. Companiile nu alocă un buget special pentru timp suplimentar și nu poate fi adăugat ca în jocurile pe calculator. Ce greșeli tipice fac directorii majori atunci când își planifică timpul de lucru? La ce ar trebui să acordați mai multă atenție și la ce tehnici de gestionare a timpului ar trebui să abandonați complet?
De ce timpul este întotdeauna limitat?
Fiecare lider se confruntă zilnic cu o serie de probleme și sarcini care necesită atenție. Întâlnirile și evenimentele neprevăzute se adaugă la simplul cerc zilnic de griji, notificări despre care vin în ultimul moment. Întâlnirile durează mai mult decât era planificat inițial, iar angajații pun întrebări care nu sunt relevante pentru discuție. Toate acestea pot fi numite specificul muncii unei persoane într-o poziție de conducere. Cu toate acestea, acest lucru înseamnă cel mai probabil că a fost făcută o greșeală majoră în planificare.
După cum au descoperit cercetătorii de la Harvard Business School, „directorul mediu petrece una din trei ore de muncă ducând la îndeplinire sarcini neașteptate și participând la evenimente neplanificate”. Astfel, într-o săptămână se acumulează 13 ore de muncă, care nu au fost incluse inițial în jurnal, și care au împins la nesfârșit rezolvarea altor probleme.
Există mai multe tehnici care duc la scăderea succesului atât a companiei în ansamblu, cât și a liderului acesteia. Kevin Kruse, un autor de bestselleruri despre managementul timpului și președinte al Kru Research, consideră că păstrarea listelor de activități este ineficientă, deoarece eșecul de a finaliza un articol duce la frustrare și, în consecință, la scăderea motivației. Întâlnirile care implică un număr mare de angajați sunt, de asemenea, considerate neproductive, ceea ce duce la creșterea timpului de discuții. Printre alte probleme din cărțile sale, guru al managementului Peter Drucker remarcă lipsa timpului liber pentru rezolvarea problemelor și autodezvoltarea managerului, precum și neîncrederea sau reticența de a delega unele dintre problemele cu care managerul trebuie să se confrunte, dar care poate fi gestionat mai bine de un alt angajat.
Eficiență VS managementul timpului
Orice lucru pe care un manager o pierde duce la o eroare de planificare. Acest termen a fost introdus în 1979 de Daniel Kaniman și Amos Tversky („Predicție intuitivă: prejudecăți și proceduri corective”). Oamenii de știință au ajuns la concluzia că uneori așteptările noastre sunt excesiv de optimiste și nu țin cont de experiența anterioară în rezolvarea unei probleme similare, precum și de subestimarea timpului.
Chiar și opiniile anterioare despre timp și utilizarea lui au fost exprimate în paginile revistei The Economist din 1955. Cyril Northcock Parkinson a scris o piesă satirică care s-a numit mai târziu „Legea lui Parkinson”. Se spune că „munca umple timpul alocat acesteia”. Adică dacă tu gata a scrie o scrisoare sau a răsfoi rețelele sociale și e-mailul timp de o oră înseamnă exact atât de mult vă va lua să finalizați aceste sarcini. Cantitatea de muncă în acest caz nu depinde de numărul de angajați care o prestează. Dar reducerea timpului pentru acest tip de activitate cu 6-7% nu va afecta semnificativ calitatea muncii.
„Munca umple timpul alocat pentru ea.” Adică dacă tu gata scrierea unei scrisori, sau navigarea pe rețelele sociale și e-mailul, timp de o oră înseamnă exact atât de mult va pleca de lângă tine.
Un alt studiu al oamenilor de știință de la Harvard vorbește și despre timpul petrecut la muncă. A arătat că timpul petrecut lucrând nu contează atât de mult. Nu contează dacă un manager petrece trei, 12 sau mai multe ore la birou. Este mult mai important pentru productivitatea companiei cand managerul intra cat mai bine in esenta si trateaza sarcinile cu mai multa atentie.
O idee similară este exprimată de Cal Newport în cartea sa „Deep Work”. Newport scrie că managementul timpului în general nu este atât de important, mai ales în munca de rutină. Este mult mai important să vă setați corect prioritățile. Munca imersivă vă permite să vă concentrați pe sarcini specifice (și chiar imediate) și, în același timp, să rămâneți flexibil în raport cu programul întocmit, continuând să-l respectați.
Cum să-ți gestionezi timpul ca lider
Abilitatea de a gestiona timpul pentru directori și manageri este întotdeauna o sabie cu două tăișuri. Este evident că există o anumită perioadă de timp epuizabilă, este, de asemenea, clar că, cu cât funcția de conducere este mai mare, cu atât se petrece mai puțin timp pentru îndeplinirea acelor sarcini în care managerul însuși este direct implicat. După cum scrie Peter Drucker în cartea sa The Effective Leader, managerii de top au rareori 25% din timpul lor total de alocat sarcinilor importante care afectează direct succesul companiei. Pe ce se cheltuie restul de 75% reiese clar din gama de probleme ale managerilor, care au fost descrise la câteva paragrafe mai sus. Dar întrebarea nu este cum să faci totul într-un sfert din timpul de lucru. Întrebarea principală este cum să-l folosești mai eficient?
O tehnică care vă poate ajuta să vă gestionați mai bine timpul este analiza timpului. După cum notează Peter Drucker, pentru aceasta, directorul nu trebuie să înregistreze în mod independent toate întâlnirile anterioare și sarcinile finalizate pot fi efectuate de un secretar sau asistent personal; Analiza înregistrărilor timpului petrecut va duce la o distribuție mai fructuoasă a sarcinilor pentru implementarea planurilor viitoare, deoarece timpul efectiv petrecut la muncă nu este întotdeauna distribuit așa cum presupunem. Există adesea o discrepanță foarte mare.
Cum să organizezi timpul eficient
După o analiză fructuoasă a timpului, trebuie să înțelegeți cum să-l umpleți. Kevin Cruz a intervievat peste 800 de antreprenori și directori și a constatat că cea mai eficientă tehnică este limitarea strictă a timpului pentru îndeplinirea sarcinilor specifice și neplanificate. Astfel, managerii seniori au remarcat că folosesc în munca lor blocuri de 15 minute pentru a îndeplini sarcini (trimiterea de scrisori, apeluri de afaceri etc.), un program cu timp strict fix (30 de minute pentru o întâlnire săptămânală, 20 de minute pentru revizuirea e-mailurilor, 10 minute). minute pentru fiecare apel telefonic). Potrivit lui Peter Drucker, împărțirea rigidă a timpului nu este atât de eficientă. El vorbește despre o perioadă mai lungă de timp în care rezolvarea problemei are loc mai sistematic și anume în 90 de minute. Kevin Cruz scrie și el cam 90 de minute, dar cheamă 25 și 60 de minute de muncă concentrată, urmate de o pauză, la fel de eficientă. Aceste zone temporare vă permit să nu vă plictisiți în timp ce efectuați o sarcină.
În plus, Kevin Cruz în cartea „15 secrete ale managementului timpului. Cât de reușiți reușesc oamenii să facă totul” ( 15 secrete ale oamenilor de succes care știu despre gestionarea timpului) recomandă programarea sarcinilor importante dimineața, când productivitatea este mai mare, și, de asemenea, lăsarea timpului tampon planificat pentru întâlniri neprogramate și nu anularea, ci reprogramarea planurilor. Cruz vă sfătuiește să dedicați cel puțin încă 60 de minute ritualului de dimineață: treziți-vă devreme, mâncați un mic dejun sănătos, faceți exerciții fizice, urmăriți știrile sau ascultați podcasturi care vă vor ajuta să vă îmbunătățiți.
1. Ce pot să nu mai fac?
2. Ce pot delega?
3. Ce pot face diferit?
Răspunsurile la aceste întrebări vă vor ajuta pe viitor să vă eliberați de unele dintre sarcini, a căror eșec nu va duce la o deteriorare a performanței sau pe care un subordonat sau dumneavoastră înșivă le puteți îndeplini mai bine.
Evitarea întâlnirilor lungi și reducerea numărului de participanți va ajuta la îmbunătățirea productivității managerului. Prin excluderea angajaților „în plus” din discuție, calitatea acesteia va crește semnificativ. Regularitatea întâlnirilor este la fel de importantă. Sunt necesare întâlniri lunare pentru a crea un plan de echipă pentru următoarele patru săptămâni, iar întâlnirile zilnice scurte determină sarcinile curente asupra cărora ar trebui să se concentreze astăzi. În acest fel, focalizarea atenției echipei pe o anumită zi de lucru este distribuită și crește productivitatea și eficiența generală a angajaților și managerilor.
Nu poți să înveți fiecare tehnică separat. Oricare dintre secretele eficacității unui manager se bazează pe atitudini și obiceiuri, ceea ce ajută la planificarea ritualurilor de lucru într-o manieră mai structurată.
Cu o listă completă de obiceiuri utile ale unui lider eficient, puteți începe să le implementați în cursul nostru de management al timpului.
Cum să răspunzi la următoarele întrebări de interviu: Cum îți gestionezi timpul? Cum vă planificați ziua de lucru? Ce tehnici și metode folosiți în planificare? Dați exemple despre cum folosiți abilitățile de gestionare a timpului pentru a finaliza cu succes o sarcină.
Veți afla toate răspunsurile la aceste întrebări citind acest articol.
Ce este managementul timpului?
Managementul timpului- acesta este un set de cunoștințe, abilități și abilități, datorită cărora o persoană știe să stabilească priorități, să își planifice cu precizie timpul, crescând astfel productivitatea personală în organizarea timpului de lucru.
„Până nu îți poți gestiona timpul, nu poți gestiona nimic altceva.” Peter Drucker
- Perfecţionism
- Procrastinare
- Lipsa de cunoștințe
- Lipsa instrumentelor și resurselor necesare
1. Perfecționismul face foarte dificilă finalizarea sarcinilor la timp. Mulți oameni cred că această calitate este un punct forte, dar dorința constantă de perfecțiune și nemulțumirea față de rezultatele obținute este unul dintre motivele utilizării ineficiente a timpului. Găsind oportunități de a accepta rezultatul „real” în loc de cel „ideal”, economisești resurse semnificative pentru alte lucruri. Există o expresie: „perfecționismul este rău”, desigur, toate acestea sunt destul de relative și în fiecare situație individuală această caracteristică de personalitate poate fi evaluată diferit, însă, fără îndoială, în cadrul managementului timpului: perfecționismul este RĂU!
2. Procrastinare- amanarea constanta a sarcinilor pentru mai tarziu, nedorinta de a indeplini anumite sarcini. Cuvântul „MÂINE” domină vocabularul angajaților amânați. Steve Jobs a spus foarte bine despre astfel de oameni: „Săracul, nereușitul, nefericitul și nesănătos este cel care folosește adesea cuvântul „mâine”.
Nu vă pot salva de perfecționism și amânare. Scopul meu este să ofer cunoștințe, să vă ofer cele mai bune tehnici și metode și să vă prezint resursele și instrumentele pentru stăpânirea abilităților de gestionare a timpului. Indiferent dacă folosești sau nu informațiile primite - totul depinde doar de dorința ta. Cu toate acestea, după ce ai citit acest articol, nu vei mai fi niciodată la fel.
În primul rând, vă sugerez să vă determinați abilitățile de gestionare a timpului. Pasa
Disonanța cognitivă constă în faptul că, pe de o parte, nu putem controla timpul ca atare. La urma urmei, este timpul pe care nu îl putem controla și se pare că este timpul care ne controlează, și nu noi îl controlăm. Suntem obișnuiți să percepem timpul ca pe ceva etern și fără limite. Se pare că există întotdeauna multe. Pe de altă parte, timpul este una dintre cele mai valoroase resurse pe care le avem cu toții. Este important să înțelegeți că timpul are propriile sale limite, fiecare zi este un vas cu o anumită capacitate pe care îl umpleți cu lucruri de făcut. Îl poți umple cu lucruri inutile sau îl poți umple cu lucruri care funcționează pentru sarcinile tale și te conduc la obiectivul tău final.
Ne putem controla pe noi înșine, cum ne planificăm ziua și cum ne petrecem timpul de lucru. Utilizarea inteligentă, productivă și economică a acestei resurse este o parte importantă a evaluării unui angajat.
Eficiența timpului poate fi obținută în două moduri:
- Obțineți rezultate semnificative economisind timp. Aceasta înseamnă că știi cum să realizezi o sarcină într-un timp minim.
- Planificarea eficientă a timpului de lucru va reduce numărul și volumul sarcinilor pe care le îndepliniți.
În acest articol, am compilat un rezumat al celor mai bune șase tehnici de gestionare a timpului. Cu ajutorul lor, puteți învăța să vă planificați și să vă controlați sarcinile prioritare în fiecare zi.
Cum să înveți să-ți gestionezi timpul?
6 cele mai bune metode de gestionare a timpului:
- Principiul Pareto
- Matricea Eisenhower
- Hărți mentale
- Piramida lui Franklin
- Metoda ABCD
- Mănâncă mai întâi broasca
1. Principiul Pareto
Principiul Pareto afirmă că o mică parte din cauze, eforturi și investiții sunt responsabile pentru o mare parte a rezultatelor. Acest principiu a fost formulat de economistul italian Vilfredo Pareto în 1897 și de atunci a fost confirmat de cercetări cantitative într-o varietate de domenii ale vieții:
20% din efort produce 80% din rezultate
Principiul Pareto în domeniul managementului timpului poate fi formulat astfel: aproximativ 20% din efort și timp sunt suficiente pentru a obține 80% din rezultat.
Cum determinați exact ce efort este suficient pentru a depune pentru a obține un rezultat bun? Imaginează-ți că cauți răspunsuri la întrebări care te interesează într-o carte. Conform principiului luat în considerare, veți găsi 80% din informațiile de care aveți nevoie în 20% din text. Dacă știți exact ce vă interesează, puteți răsfoi rapid cartea și puteți citi cu atenție numai pagini individuale. Astfel vei economisi 80% din timp.
2. Matricea Eisenhower
Acesta este probabil cel mai faimos concept de management al timpului de astăzi, care vă permite să stabiliți priorități. Această tehnică, a cărei creație este atribuită generalului american Dwight Eisenhower, vă permite să sortați lucrurile atât după urgență, cât și după importanță. Toată lumea înțelege că doar un număr limitat de sarcini pot fi îndeplinite într-o singură perioadă de timp. Uneori, fără a compromite munca, doar unul. Și de fiecare dată trebuie să decidem, CARE EXACT? Președintele american Dwight Eisenhower obișnuia să-și organizeze afacerile în mai multe categorii importante atunci când își planifica afacerile.
În conformitate cu așa-numita matrice Eisenhower, este necesar să se clasifice fiecare caz în unul dintre cele patru tipuri indicate în diagramă.
Matricea Eisenhower
Importanța unei sarcini este determinată de cât de mult îți afectează afacerea rezultatul implementării acesteia. Iar urgența este determinată de doi factori în același timp: în primul rând, cât de repede trebuie finalizată această sarcină și, în al doilea rând, dacă finalizarea acestei sarcini este legată de o anumită dată și o anumită oră. Importanța și urgența, considerate împreună, influențează stabilirea priorităților.
Să aruncăm o privire mai atentă la ce cazuri pot fi clasificate în fiecare dintre cele patru tipuri.
Tip I: „important și urgent”.
Acestea sunt chestiuni care, dacă nu sunt finalizate la timp, vor duce la daune semnificative afacerii dvs. (de exemplu, reînnoirea licențelor, depunerea rapoartelor fiscale etc.). O anumită parte din astfel de cazuri va fi inevitabil prezentă în viața fiecărei persoane. Cu toate acestea, cu pregătire prealabilă (Tipul II contează - „important, dar nu urgent”), multe crize pot fi prevenite (de exemplu, prin studierea legii, dezvoltarea unor relații bune cu oameni influenți).
Acestea pot fi, de asemenea, proiecte cu un termen limită sau o urgență. De exemplu, vizita la medic din cauza unor probleme de sănătate, trimiterea unui articol într-un jurnal într-un termen limită strict sau completarea unui raport privind rezultatele unui studiu. Nu avem de ales aici. Munca acestui grup trebuie făcută, punct. Altfel vor fi probleme serioase.
Tipul II: „important, dar nu urgent”.
Acestea sunt lucruri care se concentrează pe viitor: instruire, studierea domeniilor promițătoare de dezvoltare a afacerii, îmbunătățirea echipamentelor, restabilirea sănătății și a performanței. Acțiuni care conduc la obiectivul tău strategic. De exemplu, învață o limbă străină pentru a te muta să lucrezi într-o altă organizație, mai promițătoare. Este, de asemenea, despre prevenirea problemelor - menținerea în formă fizică bună. Din păcate, deseori neglijăm astfel de chestiuni și punem rezoluția lor pe plan secundar. Drept urmare, limba nu se învață niciodată, veniturile nu cresc, ci scad, sănătatea este în pericol Aceste chestiuni au o trăsătură interesantă - dacă sunt neglijate mult timp, atunci devin Importante - Urgente. La urma urmei, dacă nu mergi la dentist cel puțin o dată pe an, mai devreme sau mai târziu o vizită urgentă la el va deveni inevitabilă.
Tipul III: „nu important, dar urgent”.
Multe dintre aceste lucruri nu adaugă prea multă valoare vieții tale. Le facem doar pentru că ni se întâmplă nouă (o conversație telefonică lungă sau studierea unei reclame care vine prin poștă), sau din obișnuință (vizitarea expozițiilor unde nu mai este nimic nou). Doar aceeași rutină de zi cu zi care ne ocupă mult timp și energie.
Tipul IV: „nu este important și nu este urgent”.
Acestea sunt tot felul de moduri de a „ucide timpul”: abuzul de alcool, „lecturi ușoare”, vizionarea de filme etc. Adesea recurgem la asta atunci când nu ne mai rămâne puterea pentru o muncă productivă (a nu se confunda cu odihna reală). și comunicarea cu cei dragi și prietenii - chestiuni foarte importante).
Pe măsură ce te străduiești pentru succesul afacerii tale, mai întâi încerci să realizezi lucrurile pe care le-ai identificat ca fiind „importante” – mai întâi „urgent” (Tipul I) și apoi „non-urgent” (Tipul II). Timpul rămas poate fi dedicat chestiunilor care sunt „urgente, dar nu importante” (tipul III).
Trebuie subliniat că cea mai mare parte a timpului de lucru al unui angajat ar trebui să fie cheltuită pe chestiuni „importante, dar nu urgente” (tip II). Atunci multe situații de criză vor fi prevenite, iar apariția de noi oportunități de dezvoltare a afacerii nu va mai fi neașteptată pentru tine.
Când începeți să utilizați acest sistem pentru prioritizare, probabil că veți dori să clasificați multe dintre aceste elemente drept „importante”. Cu toate acestea, pe măsură ce câștigați experiență, veți începe să evaluați mai precis importanța unei anumite probleme. Va dura ceva timp pentru a învăța cum să utilizați sistemul de prioritizare. De unde o pot lua? Cel mai probabil, veți clasifica munca de stăpânire a tehnicilor de gestionare a timpului ca fiind „importantă, dar nu urgentă”.
În expresia figurativă a lui Stephen Covey (autorul bestsellerului internațional „The Seven Habits of Highly Effective People”), trebuie să găsiți timp pentru a „ascuți ferăstrăul”, apoi pregătirea lemnului de foc va merge mai repede.
Parabolă
Un anumit om a văzut un tăietor de lemne în pădure, tăind cu mare dificultate un copac cu un topor complet tocit. Bărbatul l-a întrebat:
- Dragă, de ce nu-ți ascuți securea?
- Nu am timp să ascuți un topor - trebuie să toc! - a gemut tăietorul de lemne...
Prin urmare, trebuie să alocați „voluntar” o anumită perioadă de timp pentru planificarea activităților, refuzând să faceți lucruri mai puțin importante. Dacă puteți face acest lucru, vă puteți folosi noile abilități pentru a elibera și mai mult timp data viitoare și îl puteți folosi pentru a afla mai multe. Deci, prin hotărârea dumneavoastră de a vă îmbunătăți eficiența muncii, veți elibera treptat timp pentru a vă dezvolta productivitatea personală.
Criterii de prioritizare
De obicei, atunci când evaluăm importanța unei anumite sarcini, considerăm importante, în primul rând, acele lucruri care trebuie făcute urgent (sau „ieri”). Acumularea de sarcini și promisiuni neîndeplinite creează probleme companiei tale și, de asemenea, creează sentimente neplăcute pentru tine personal. Sunt aceste chestiuni „urgente” pe care ne străduim să ne ocupăm mai întâi. Dar urgența nu ar trebui să fie singurul factor atunci când scrieți o listă de activități și stabiliți ordinea în care acestea ar trebui completate.
Experiența a arătat că, în timp ce faci (sau nu faci) multe lucruri urgente nu va afecta prea mult afacerea, există multe lucruri care nu sunt urgente care pot pune bazele succesului viitor. Prin urmare, pe lângă urgență, este necesar să se ia în considerare cât de mult afectează această sau alta chestiune succesul afacerii, adică să se determine și să se țină cont de importanța acesteia.
3. Hărți mentale
Aceasta este dezvoltarea lui Tony Buzan - un renumit scriitor, lector și consultant pe inteligență, psihologia învățării și problemele gândirii. Există, de asemenea, traduceri ale expresiei „Hărți mentale” ca „Hărți mentale”, „Hărți mentale”, „Hărți mentale”.
Hărți mentale este o metodă care vă permite să:
Structurați și procesați eficient informațiile;
gândiți-vă folosind potențialul creativ și intelectual.
Acesta este un instrument foarte frumos pentru rezolvarea unor probleme precum prezentarea, luarea deciziilor, planificarea timpului, memorarea unor cantități mari de informații, brainstorming, autoanaliză, dezvoltarea de proiecte complexe, pregătirea personală, dezvoltarea etc. 
Aplicatii:
1. Prezentări:
in mai putin timp dai mai multe informatii, in timp ce esti mai bine inteles si retinut;
organizarea de întâlniri de afaceri și negocieri.
2. Planificare:
managementul timpului: plan pentru zi, saptamana, luna, an...;
dezvoltarea de proiecte complexe, noi afaceri...
3. Brainstorming:
generarea de idei noi, creativitate;
rezolvarea colectivă a problemelor complexe.
4. Luarea deciziilor:
o viziune clară asupra tuturor argumentelor pro și contra;
o decizie mai echilibrată și mai atentă.
4. Piramida lui Franklin
Acesta este un sistem de planificare gata făcut, care vă ajută să vă gestionați timpul corect și să vă atingeți obiectivele. Benjamin Franklin (1706-1790) - american. udate activist B. Franklin se distingea printr-o capacitate fantastică de muncă și un simț unic al scopului. La vârsta de douăzeci de ani, și-a făcut un plan pentru a-și atinge obiectivele pentru tot restul vieții. De-a lungul vieții a urmat acest plan, planificând în mod clar în fiecare zi. Planul său pentru atingerea obiectivelor sale se numește „Piramida Franklin” și arată cam așa: 
1. Fundamentul piramidei este principalele valori ale vieții. Ai putea spune că acesta este răspunsul la întrebarea: „Cu ce misiune ai venit pe această lume?” Ce vrei să obții din viață? Ce urmă de pe Pământ vrei să lași în urmă? Există opinia că nici măcar 1% dintre oamenii care trăiesc pe planetă nu s-ar gândi serios la asta. Cu alte cuvinte, acesta este un vector de direcție către visul tău.
2. Pe baza valorilor vieții, fiecare își stabilește un obiectiv global. Cine vrea să devină în această viață, ce plănuiește să realizeze?
3. Un plan general pentru atingerea obiectivelor este fixarea unor obiective intermediare specifice pe calea atingerii unui obiectiv global.
4. Un plan pentru unul trei, cinci ani se numește pe termen lung. Aici este important să stabiliți termenele limită exacte.
5. Un plan pentru o lună și apoi o săptămână este un plan pe termen scurt. Cu cât este mai atent, cu cât îl analizați și ajustați mai des, cu atât munca va fi mai eficientă.
6. Ultimul punct în ceea ce privește atingerea obiectivelor este un plan pentru fiecare zi.
5. Metoda ABCD
Metoda ABCD este o modalitate eficientă de a prioritiza sarcinile pe care le puteți folosi în fiecare zi. Această metodă este simplă și atât de eficientă încât poate, dacă este folosită în mod regulat și competent, să te ridice la rangul celor mai productivi și mai productivi oameni din domeniul tău de activitate.
Puterea metodei este simplitatea ei. Iată cum funcționează. Începi prin a face o listă cu tot ce ai de făcut în ziua următoare. Gândește-te pe hârtie.
După aceea, puneți litera A, B, C, D sau D în fața fiecărui element din lista dvs.
Tip problema "A" este definit ca lucrul care este cel mai important la un moment dat, ceva ce trebuie sa faci sau risca consecinte grave. O sarcină de tip A ar putea fi vizitarea unui client important sau scrierea unui raport pentru șeful dvs. Aceste sarcini reprezintă „broaștele” reale și mature ale vieții tale.
Dacă aveți mai mult de o sarcină „A” în fața dvs., le clasați în prioritate etichetându-le A-1, A-2, A-3 etc. Sarcina A-1 este cea mai mare și mai urâtă „broască” dintre toate cu care ai de-a face.
Tip problema "B" este definit ca ceea ce ar trebui să faci. Cu toate acestea, consecințele, în cazul implementării sau nerespectării acestuia, sunt destul de ușoare. Astfel de sarcini nu sunt altceva decât „mormoloci” în viața ta. Asta înseamnă că, dacă nu faci treaba potrivită, cineva va fi nemulțumit sau dezavantajat, dar, în orice caz, nivelul de importanță al acestor sarcini nu se apropie de nivelul sarcinilor „A”. Efectuarea unui apel pentru o chestiune mai puțin urgentă sau trecerea printr-un acumulare de e-mailuri ar putea constitui esența unei sarcini de tip B.
Regula pe care ar trebui să o urmați este: nu începeți niciodată o sarcină de tip B cât mai aveți o sarcină A rămasă neterminată. Nu lăsați niciodată „mormolocii” să vă distragă atenția în timp ce „broasca” mare își așteaptă soarta de a fi mâncată!
Tip problema "B" definit ca ceva ce ar fi grozav de făcut, dar de la care nu ar trebui să se aștepte consecințe indiferent dacă o faci sau nu. O sarcină de tip B ar putea fi să sunați la un prieten, să luați o ceașcă de cafea, să luați prânzul cu un coleg sau să faceți niște afaceri personale în timpul orelor de lucru. Aceste tipuri de „evenimente” nu au absolut niciun impact asupra muncii tale.
Tip de problemă „G” este apreciată ca muncă pe care o poți atribui altcuiva. Regula în acest caz este că ar trebui să delegați altora tot ceea ce pot, eliberând astfel timp pentru dvs. pentru a efectua sarcinile de tip A pe care dvs. și numai dvs. le puteți face.
Tip problema "D" reprezintă o lucrare care poate fi eliminată complet din lista de sarcini. Aceasta poate fi o sarcină care anterior era importantă, dar acum nu mai este relevantă, atât pentru tine, cât și pentru ceilalți. Adesea, aceasta este o muncă pe care o faci zi de zi, fie din obișnuință, fie pentru că găsești plăcere să o faci.
După ce ați aplicat Metoda ABCD la lista zilnică de sarcini, v-ați organizat complet munca și ați pregătit scena pentru ca sarcinile mai importante să fie finalizate mai rapid.
Cea mai importantă condiție pentru ca metoda ABCD să funcționeze cu adevărat pentru dvs. este să respectați următoarea cerință: începeți sarcina A-1 fără întârziere și apoi lucrați la ea până când este complet finalizată. Folosește-ți puterea de voință pentru a începe și a continua să lucrezi la cea mai importantă sarcină pentru tine în acest moment. Prinde-ți cea mai mare „broască” și „mâncă-o” fără să te oprești până la ultima mușcătură.
Capacitatea de a vă analiza lista de lucruri de făcut pentru ziua respectivă și de a evidenția sarcina A-1 va servi drept punct de plecare pentru a obține un succes cu adevărat mare în activitățile dvs., vă va crește stima de sine, vă va umple de respect de sine și un sentiment de mândrie de realizările tale.
Când iei obiceiul de a te concentra pe deplin pe sarcina ta cea mai importantă, și anume sarcina A-1 - cu alte cuvinte, să mănânci „broasca” principală - vei învăța să faci de două ori, sau chiar de trei ori, la fel de mult decât oamenii din jur. tu.
6. Mănâncă mai întâi broasca
Trecerea de la dificil la ușor
Probabil ați auzit această întrebare: „Cum ați mânca un elefant?” Răspunsul, desigur, este „bucată cu bucată”. Cum ai mânca cea mai mare și mai urâtă „broască” a ta? În același mod: l-ai descompune în acțiuni specifice pas cu pas și ai începe de la prima.
Începeți-vă ziua de lucru cu cea mai dificilă sarcină și finalizați-o cât de repede puteți. Te va ajuta să realizezi că mai ai multe de făcut, iar timpul din ziua ta de lucru este limitat. A face cel mai greu lucru mai întâi îți va oferi un sentiment uriaș de satisfacție. Folosește această regulă în fiecare zi și vei vedea câtă energie obții și cât de eficient decurge ziua ta de muncă. Amânarea constantă a unei sarcini problematice până la sfârșitul zilei înseamnă că te vei gândi în continuare la această sarcină toată ziua și asta te va împiedica să te concentrezi asupra altor sarcini! Mâncați mai întâi broasca și apoi continuați să mâncați elefantul bucată cu bucată!
Instrumente de planificare a timpului
Planificați-vă fiecare zi în avans.
Prin planificare ne mișcăm
viitorul în prezent și prin urmare avem
posibilitatea de a face ceva
despre el deja acum
Alan Lakin
Principalele generații de „planificatori”
Tehnologiile și mijloacele de organizare a timpului de lucru cunoscute astăzi pot fi împărțite în mai multe generații - diferențele aici sunt în principiile de înregistrare a informațiilor și tehnologia de utilizare.
Până în secolul al XX-lea, planificarea timpului de lucru se desfășura prin metode primitive: memorii, liste de sarcini etc. La începutul secolului trecut, odată cu dezvoltarea afacerilor, s-au răspândit noi instrumente care au ușurat un manager. a planifica timpul.
Ideea adaptării unui calendar de uz casnic pentru munca de birou a apărut în secolul al XIX-lea și s-a materializat sub forma unui calendar de birou în 1870. Pentru fiecare zi a fost alocată câte o pagină a calendarului, în care erau indicate data, ziua, luna și anul. Avand spatiu liber pentru note a facut posibila luarea notelor necesare: negocieri, intalniri, cheltuieli, intalniri. Timp de aproape un secol, calendarul de birou a fost principalul instrument de planificare a timpului pentru manageri.
Rezultatul îmbunătățirii calendarului de birou a fost jurnalul și planificatorul săptămânal. Un jurnal este un calendar continuu, sub forma unui bloc de note convenabil de diferite formate. Ai putea să iei jurnalul cu tine la întâlniri și în călătorii de afaceri.
Jurnalul săptămânal s-a dovedit a fi și mai convenabil pentru manager, în care a fost posibil să se planifice săptămâna și ziua de lucru, să monitorizeze implementarea sarcinilor înregistrate, să analizeze timpul petrecut (de când a apărut o defalcare orară a zilei de lucru), mai mult caută rapid informații (la urma urmei, acestea erau acum grupate în 52 de săptămâni și nu 365 de zile). În anii 80, calendarele săptămânale au înlocuit practic calendarele de birou și au devenit atât de răspândite încât au devenit un element al stilului de afaceri al întreprinderilor.
Ideea de design de a combina un calendar, un bloc de note și o carte de telefon într-un singur instrument convenabil s-a materializat cu succes în 1921 sub forma unui „organizator” (de la organizatorul englez). Îmbunătățirea ulterioară a instrumentului a fost realizată prin schimbarea formatului, designului, calității hârtiei și decorațiunii exterioare. Aici, dispozitivele de stocare a informațiilor și mijloacele tehnice (calendar, blocnotes, adresă și agendă telefonică, suport pentru cărți de vizită, pix, microcalculator) au fost combinate într-un singur instrument. În același timp, nu a existat o clasificare și sistematizare clară a înregistrărilor.
Celebrul „time manager” a fost creat în Danemarca în 1975. A implementat ideea de planificare țintită a rezultatelor personale pe baza unui clasificator standard de funcții („sarcini cheie”) și tehnologie pentru implementarea evenimentelor globale („sarcini elefant”). În același timp, utilizarea unui „manager de timp” s-a dovedit a fi acceptabilă numai pentru oamenii care erau organizați și disciplinați prin natură și a necesitat, de asemenea, cheltuieli financiare semnificative pentru formare și achiziție.
Cu toate acestea, denumirea acestui tip de „organizator” – „time manager” – a devenit un cuvânt uzual și astăzi denotă o abordare generală a utilizării active a timpului ca resursă de management.
Dezvoltarea progresului științific și tehnologic din ultimele decenii a condus la crearea unor instrumente electronice de planificare a timpului fundamental noi din punct de vedere tehnologic: un notebook electronic, diverse programe de service pentru PC-uri, telefoane mobile, smartphone-uri etc.
Cele mai bune tehnologii moderne de gestionare a timpului:
1.Trello este o aplicație web gratuită pentru gestionarea proiectelor în grupuri mici. Trello vă permite să fiți productiv și mai colaborativ. Trello este o colecție de panouri, liste și carduri care vă permit să organizați și să prioritizați proiectele într-un mod distractiv, flexibil și ușor de schimbat.
2. Evernote - un serviciu web și un set de software pentru crearea și stocarea notelor. Nota poate fi o bucată de text formatat, o întreagă pagină web, o fotografie, un fișier audio sau o notă scrisă de mână. Notele pot conține, de asemenea, atașamente de alte tipuri de fișiere. Notele pot fi sortate în caiete, etichetate, editate și exportate.
Salutare prieteni! Dmitri Shaposhnikov este în legătură.
În observația mea, o persoană modernă de succes întâlnește inevitabil conceptul de „gestionare a timpului”. Toată lumea, într-o măsură sau alta, a simțit o lipsă de timp, presiunea termenelor limită și a experimentat stresul din graba forțată.
După ce ați citit articolul, veți afla cele mai importante lucruri despre managementul timpului și vă veți familiariza cu conceptele de bază ale managementului de succes al timpului. Toate acestea sunt însoțite de exemplele și comentariile mele. Sper că veți găsi acest subiect util, interesant și distractiv!
Să începem, prieteni!
1. Ce este managementul timpului - definiție și istorie
Traducerea directă a acestui termen „ Managementul timpului"din engleza -" managementul timpului" Este clar că este imposibil să gestionezi timpul în sens literal: adevărata funcție a managementului timpului este să folosești timpul vieții tale cu eficiență maximă.
Cea mai exactă definiție a managementului timpului este:
Managementul timpului- aceasta este contabilitatea, distribuția și planificarea operațională a propriilor resurse de timp.
O altă definiție.
Managementul timpului este o abordare științifică a organizării timpului și a creșterii efectului utilizării acestuia.
Motto-ul unui manager de timp profesionist:
Lucru Mai puțin, ai timp Mai mult!
Oamenii care știu să își gestioneze propriul timp în mod productiv trăiesc o viață mai bogată și mai plină și își fac munca cu cheltuieli minime de timp.
Gestionându-ne timpul, avem mai mult spațiu de locuit: oportunitatea de a face ceea ce ne place cu adevărat devine mai reală.
Având în vedere presiunea în care trăiesc oamenii moderni, problema gestionării resurselor de timp devine din ce în ce mai relevantă, dacă nu de o importanță vitală. Abilitățile dezvoltate de gestionare a timpului cresc semnificativ eficiența personală. Mi-am dat seama de asta acum 12 ani.
Managementul timpului vă permite să vă organizați timpul de lucru și personal pe parcursul zilei (săptămână, lună) pentru a avea timp să faceți toate lucrurile importante și necesare fără a fi distras de probleme și probleme secundare sau străine.
Planificarea eficientă vă permite să eliberați resurse de timp colosale pentru o viață bogată și împlinită. Potrivit profesioniștilor, dimensiunea unor astfel de resurse este calculată în ani și decenii.
Istoria managementului timpului
Abordarea științifică a organizării timpului nu este o problemă nouă. Istoria managementului timpului datează de mult.
Chiar și acum 2000 de ani în Roma Antică, celebrul gânditor Seneca propunea împărțirea tuturor timpurilor în cheltuiți cu folos, adică bun, în rău și inutil.
Seneca a început, de asemenea, să țină în scris o evidență constantă a timpului. Gânditorul spunea că atunci când trăiești o anumită perioadă de timp, este necesar să o evaluăm din punctul de vedere al plenitudinei sale.
În istoria ulterioară a managementului timpului, aceste idei au stat la baza conceptului de „eficacitate personală”.
Alberti, un scriitor și om de știință italian care a trăit în secolul al XV-lea, a spus că cei care știu să gestioneze timpul eficient vor avea întotdeauna succes.
Pentru a face acest lucru, el a propus utilizarea a două reguli:
- Faceți o listă de lucruri de făcut în fiecare dimineață.
- Aranjați lucrurile în ordinea descrescătoare a importanței.
Timp de multe secole, toate aceste principii au existat doar în formă teoretică și abia din anii 80 ai secolului trecut această temă a început să treacă de la teorie la practică.
Managementul timpului este necesar nu numai pentru directori și proprietari de afaceri: fiecare dintre noi trebuie să fie capabil să-și gestioneze propriile active pentru a se bucura la maximum de procesul vieții.
Desigur, nu toată lumea are nevoie de management al timpului. Dacă o persoană nu are nimic de făcut în viața sa și sarcina sa principală este să „ucide timpul”, atunci gestionarea timpului pentru o astfel de persoană este o disciplină irelevantă și inutilă.
Cu alte cuvinte, mai întâi trebuie să decideți dacă într-adevăr nu aveți suficient timp și unde doriți să vă petreceți minutele, orele și zilele gratuite când apar.
Managementul timpului constă din mai multe componente:
- urmărire strictă a timpului;
- optimizarea resurselor de timp;
- planificarea zilei (săptămâna, lună sau altă perioadă de timp);
- organizarea motivaţiei.
Managementul timpului este important nu numai pentru muncă: oamenii care stăpânesc arta managementului timpului sunt mai veseli, sănătoși și de succes în viața lor profesională și personală.
Gestionarea eficientă a timpului vă permite să înțelegeți toate acțiunile și deciziile dvs. din punctul de vedere al oportunității lor pentru propria dezvoltare și îmbunătățire.
2. Mituri despre managementul timpului – 3 concepții greșite principale
Există o serie de stereotipuri sociale și concepții greșite cu privire la gestionarea timpului.
Unii cred că managementul timpului este necesar doar pentru muncă, că în Rusia această disciplină este ineficientă din cauza particularităților mentalității naționale, că viața strict conform planului transformă o persoană într-un robot și îl privează de liberul arbitru.
Toate aceste mituri sunt nefondate: mai jos voi încerca să le dezminți complet.
Mitul 1. Nimeni nu poate gestiona timpul.
Afirmația este corectă ca formă, dar eronată ca conținut. Gestionarea timpului este cu adevărat imposibil. (cu excepția cazului în care, desigur, ești inventatorul unei mașini a timpului). Nimeni nu este capabil să-i încetinească progresul obiectiv, să-l accelereze sau să-l oprească nici măcar pentru o clipă.
Dar o persoană poate face următoarele : gestionați-vă pe dvs., deciziile și acțiunile de-a lungul timpului și, de asemenea, implicați-vă în stabilirea priorităților. Exact despre asta vorbesc practicienii în managementul timpului – despre gestionarea propriei vieți.
Adoptarea unei abordări inteligente și pragmatice a acțiunilor tale este gestionarea timpului: vei fi surprins de câte minute și ore se eliberează odată ce începi să acționezi mai deliberat și mai conștient.
Amintiți-vă că toți oamenii de succes, indiferent de tipul lor de activitate, își planifică treburile și acționează cu productivitate maximă. În același timp, muncesc aproximativ în aceeași perioadă de timp ca oamenii obișnuiți, dar reușesc întotdeauna să facă mai mult.
Secretul lor este că reușesc să facă mai multe lucruri pe unitatea de timp, ceea ce le afectează în cele din urmă rezultatele vieții.
Mitul 2: Managementul timpului mă va face să muncesc din ce în ce mai mult.
Muncind din greu și obosind, neglijarea odihnei este o cale directă către suprasolicitare și depresie. Este necesar să ne străduim în mod constant să reducem cantitatea de muncă, crescând în același timp productivitatea. Cum să faci asta? Pe scurt, acționați strict conform planului și puteți separa secundarul de principal.
Folosirea eficientă a tehnicilor de gestionare a timpului nu înseamnă a face mai mult sau a crește productivitatea prin realizarea mai rapidă a lucrurilor.
Vorbim despre creșterea productivității personale prin eliminarea sarcinilor inutile și eliminarea așa-numitelor „risipi de timp” sau „cronofagi”.
Categoria cronofagelor include sute de lucruri fără sens și mărunte pe care le facem în timpul zilei, fără să ne gândim măcar la oportunitatea lor: verificarea frecventă a e-mailurilor, comunicarea și vizualizarea știrilor pe rețelele de socializare, conversații fără sens cu colegii.
Angajamentul unei persoane față de problemele distrase de la sarcina principală este parțial explicată de amânare - dorința de a amâna evenimente importante și necesare „până la vremuri mai bune”.
Cu toate acestea, dacă renunți la reflecție și recunoști pentru tine însuți importanța și semnificația sarcinilor tale curente, nu vei avea nici puterea și nici dorința de a fi distras de chestiuni străine.
Mitul 3. Folosirea managementului timpului mă va transforma într-un robot care va face totul conform unui program, lipsindu-mă de libertate și de alegere.
Oamenilor le este frică să nu se transforme în roboți, dar în realitate sunt deja ei și, de asemenea, sclavii propriilor obiceiuri psiho-emoționale și modele de comportament.
Gestionarea timpului nu ne limitează libertatea, ci, dimpotrivă, o creează.
Gestionarea timpului este necesară nu numai pentru angajații de birou, directori și manageri: gestionarea principală resursă a vieții - propriul timp - este necesară pentru toți cei care se iau în mod responsabil și în serios.
Un criteriu practic pentru necesitatea implementării principiilor de management al timpului în viață este prezența 4 sau mai multe cazuriîn planul zilei curente (se iau în considerare nu numai chestiunile profesionale, ci și cele personale). Oamenii de afaceri, artiștii independenți și gospodinele au nevoie de asta.
99 instrumente de vânzare. Metode eficiente de a obține un profit Mrochkovsky Nikolay Sergeevich
Managementul timpului pentru un manager
Dacă ești manager sau proprietar al unei companii, atunci, cel mai probabil, te confrunți deja cu faptul că există foarte puțin timp - pur și simplu nu suficient - pentru tot ce trebuie făcut. În cel mai bun caz, puteți reuși mai mult sau mai puțin să vă mențineți afacerea pe linia de plutire, dar Nu este posibil să aloci timp pentru a face față unor sarcini strategice cu adevărat importante.
Avem vești proaste pentru tine. Dacă nu aveți prea mult timp, înseamnă că vă îndepliniți prost sarcinile de director.
În orice companie, din păcate, cea mai slabă verigă nu sunt clienții, nici furnizorii, nici angajații răi și nici măcar produsul. Cea mai slabă verigă este proprietarul afacerii care nu face ceea ce ar trebui să facă. Așa că vă vom vorbi despre câteva principii cheie care sperăm că, într-un fel, vă vor schimba perspectiva asupra gestionării dvs. și a timpului.
Vom vorbi despre crearea unei liste generale de sarcini; despre cum să împărțiți sarcinile în diferite categorii; despre restricționarea accesului la dvs. Vom analiza în detaliu metode de delegare eficientă a sarcinilor curente, fără de care aveți șansa de a vă îneca pur și simplu în numeroase chestiuni. Vom discuta, de asemenea, ce nu ar trebui să facă un lider și lucrurile pe care trebuie să le facă. De asemenea, vom oferi un model de zi de lucru ideală pentru un manager.
Din cartea Formula timpului. Managementul timpului pe Outlook 2007-2010 autor Arhangelsk GlebAnexa 5 Gestionarea timpului corporativ în Outlook O direcție cheie în managementul timpului modern este utilizarea tehnologiilor online. La Organization of Time, am dezvoltat conceptul de „Work 2.0”, care ajută la reducerea radicală a costurilor neproductive
Din cartea Organizarea timpului. De la eficacitatea personală la dezvoltarea companiei autor Arhangelsk GlebIntroducere: managementul modern al timpului O anumită persoană a văzut un tăietor de lemne în pădure, făcând cu mare dificultate un copac cu un ferăstrău complet tocit. Bărbatul l-a întrebat: „Dragă, de ce nu ascuți ferăstrăul?” - Nu am timp să ascut ferăstrăul - Trebuie să văd! - gemu
Din cartea Transformarea afacerii. Construirea unei companii eficiente autorManagementul timpului: ieri, azi, mâine „Fordismul-Taylorismul” rus din anii 20 Managementul timpului este perceput de obicei de managerii moderni ca o tehnologie pur occidentală. Între timp, școala internă de organizare științifică a muncii și organizare a timpului personal are un număr de
Din cartea Managementul timpului. Timp manager: 24+2 autor Gorbaciov Alexandru GhenadieviciManagementul timpului ca instrument de dezvoltare organizațională La prima vedere, organizarea timpului personal al angajaților este departe de a fi cele 20% dintre activitățile posibile care vor asigura o creștere cu 80% a eficienței companiei. Într-adevăr, ponderea fondului de salarii în cifra de afaceri a întreprinderii în
Din cartea Business Breakthrough! 14 cele mai bune cursuri de master pentru manageri autor Parabellum Andrei AlekseeviciManagementul personal al timpului și eficiența corporativă În prima parte, dedicată cronometrajului și evaluării eficienței personale, am citat un caz din practică care arată clar mecanismele de acțiune ale „bacilului eficienței”. Să ne amintim câteva gânduri de la client, pe baza citatelor din
Din cartea Aritmetica vânzărilor. Ghid de management al furnizorilor autor Aslanov TimurGestionarea timpului corporativ pe Microsoft Outlook Cum poate un manager dinamic, modern, care controlează multe proiecte, să gestioneze totul în timpul nostru, când totul se schimbă atât de repede? Numărul de sarcini și sarcini este în continuă creștere. Ține totul în capul tău
Din cartea Formula timpului. Gestionarea timpului în Outlook 2013 autor Arhangelsk GlebManagementul timpului bazat pe MS Outlook Cum să „computerizezi” eficient managementul timpului? Doriți să configurați un sistem electronic de planificare convenabil? Organizați munca în echipă fără sisteme IT costisitoare și complexe Ați pierdut vreodată un jurnal de hârtie? Și să înțelegi
Din cartea Creați și vindeți! Cum să-ți transformi hobby-ul într-o afacere și să obții succes autor Voinskaia SvetlanaManagementul timpului Managementul timpului are un oximoron - timpul nu poate fi gestionat, indiferent cât de mult ne-ar plăcea. Curge și curge. Și nu se poate face nimic în acest sens. Fiecare persoană are la dispoziție 24 de ore pe zi, un anumit număr de minute și secunde. Cumpărați timp suplimentar
Din cartea Time Trap. Un ghid clasic pentru managementul timpului de Pat NickersonAlexander Gorbaciov Managementul timpului. Timpul managerului: 24+2 Am învățat cuvântul „probleme de timp” în copilărie, când am devenit interesat de șah. Multă vreme nu am asociat acest termen cu altceva decât cu șahul. Astăzi, când cineva spune „presiune de timp”, în 9 din 10 cazuri
Din carte sunt candidatul ideal! Directorul vânătorilor de locuri de muncă autor Valinurov IlgizManagementul timpului și matematică Tot ce știi astăzi despre managementul timpului în relație cu afacerile este o prostie completă: dacă vrei să câștigi un milion de dolari pe an și ești dispus să lucrezi 50 de săptămâni pe an timp de 5 zile lucrătoare și 8 ore. fiecare zi - 40 de muncitori
Din cartea autoruluiCapitolul 2 Managementul timpului în vânzări Ce vă împiedică să obțineți rezultate și mai bune în vânzări? Ce vă împiedică pe dvs. sau pe oamenii dvs. de vânzări să vindeți mai mult
Din cartea autoruluiAnexa 4 Gestionarea timpului corporativ în Outlook Direcția cheie în managementul timpului modern este utilizarea tehnologiilor online. La Organization of Time, am dezvoltat conceptul de „Work 2.0”, care ajută la reducerea radicală a neproductivității.
Din cartea autoruluiManagementul timpului pe Microsoft Office Outlook – Cum să „computerizezi” eficient managementul timpului – Cum să organizezi un sistem electronic de planificare, fără sisteme IT costisitoare și complexe? pe piata
Din cartea autoruluiCapitolul 1 Managementul timpului pentru un manufacturator Statul sunt eu. Ludovic al XIV-lea Ca să spun adevărul, sunt un somnoros teribil și chiar îmi este greu să răspund la ceea ce îmi place mai mult - somnul sau creativitatea. Prin urmare, dimineața mea începe târziu, cu chemarea șefului interior iau micul dejun și mă așez
Din cartea autorului Din cartea autoruluiConfigurarea managementului timpului Ce trebuie să faceți pentru a găsi un loc de muncă? Pregătește un CV, postează-l pe site-urile de locuri de muncă și trimite-l angajatorilor. Găsiți angajatori interesanți, studiați-i, găsiți timp pentru un interviu, pregătiți-vă. Căutarea unui loc de muncă este
Buna ziua! Astăzi vom vorbi despre managementul timpului sau despre managementul eficient al timpului și vom răspunde la întrebarea cum să gestionăm totul!
O persoană face parte din societate. Fiecare dintre noi are anumite responsabilități față de noi înșine, colegi și familie. Uneori se pare că viața este un caleidoscop de zile identice, cu un număr mare de sarcini pentru care întotdeauna nu este suficient timp. Dacă te asociezi cu o veveriță într-o roată, atunci vei fi interesat să știi că timpul poate fi gestionat eficient.
Ce este managementul timpului sau managementul timpului
Privește oamenii bogați și de succes. Ei dețin o afacere mare, gestionează o mulțime de oameni și își găsesc timp pentru relaxare și familie. „Cum reușesc oamenii de succes totul?” intrebi tu. Da, totul pentru că cunosc și stăpânesc elementele de bază ale managementului timpului.
Managementul timpului este abilitatea de a vă distribui rațional resursele de timp. Tradus din engleză înseamnă „gestionarea timpului”. Desigur, oamenii nu sunt magicieni și nu știu cum să întoarcă timpul înapoi sau să-l oprească. Dar putem învăța să distribuim corect fiecare minut pentru a reuși să îndeplinim toate sarcinile atribuite.
Motto-ul managerilor de timp de succes poate fi considerat expresia „Realizați mai mult lucrând mai puțin”.
Cine poate beneficia de managementul timpului?
Oamenii au nevoi diferite și responsabilități diferite. Să nu credeți că problema lipsei timpului liber este o problemă doar pentru manageri și oameni bogați. De fapt, învățarea să faci numărul maxim de lucruri într-o anumită perioadă de timp începe din copilărie.
Să ne amintim măcar de rutina zilnică a copilului. Cu siguranță mulți oameni au un poster „Programul de lecție și rutina zilnică” atârnat acasă. Datorită lui, copiii urmează o rutină zilnică și sunt disciplinați.
Dacă pui întrebări: „Cum să lucrezi și să reușești să faci totul prin casă ca femeie cu un copil”, „Cum să înveți să faci totul mai repede și să nu obosești”, atunci aceste întrebări sunt relevante pentru tine, mai ales dacă esti o mama tanara. Unii reprezentanți ai sexului frumos reușesc să aibă grijă de trei copii, să aibă grijă de ei înșiși și de soții lor, iar unii nu pot face față nici măcar unui copil.
Prin urmare, nu trebuie să credeți că managementul timpului este o știință inutilă, care este puțin probabil să vă fie de folos în viață. De fapt, dacă înveți să-ți controlezi timpul, vei găsi fericire și armonie în toate domeniile vieții tale.
Istoria managementului timpului
Din cele mai vechi timpuri, oamenii au încercat să-și distribuie resursele de muncă cât mai eficient posibil, prin urmare, în Roma Antică, filosoful Seneca a început să împartă timpul petrecut între ceea ce a petrecut cu folos și ceea ce era inutil. Dacă un gânditor celebru a făcut ceva util, atunci un astfel de timp era considerat bun, inutil - rău.
Mai târziu, Seneca a început să înregistreze ce a făcut și când. După aceasta, a analizat timpul petrecut și a evaluat eficacitatea acestuia. Putem spune că construia un sistem de management eficient al timpului.
În secolul al XV-lea, celebrul om de știință italian Alberti a susținut că oamenii care știu să-și gestioneze timpul în mod profitabil vor avea întotdeauna succes.
Deja în secolul al XIX-lea a fost creat un institut de muncă, unde au lucrat multe personalități celebre. De exemplu, biologul Lyubyashchev A.A. a inventat metoda de cronometrare. Acum este utilizat cu succes într-un număr mare de întreprinderi, analizând timpul de lucru al fiecărui specialist.
Cronometrarea vă permite să analizați cât timp are nevoie o persoană pentru a finaliza o anumită sarcină.
Componentele de bază ale managementului timpului
Înainte de a începe să studiați regulile de bază ale managementului timpului, trebuie să știți din ce părți constă. Adică, ce va trebui să faceți și datorită căruia veți învăța să vă gestionați timpul:
- Contabilitate strictă a tuturor timpurilor;
- Optimizarea resurselor timpului de lucru;
- Planificarea zilnică a zilei tale;
- Motivație constantă.
Trebuie să vă gestionați timpul nu numai în timpul orelor de lucru, ci și în timpul perioadelor de odihnă. Acest lucru vă va ajuta să vă restabiliți mai bine puterea și, de asemenea, vă va oferi oportunitatea de a vă simți fericit, autosuficient și de succes.
Nici măcar nu fiecare cetățean al țării noastre a auzit că îți poți gestiona cu pricepere timpul. În consecință, mulți oameni nici măcar nu sunt conștienți de existența tehnicilor de management al timpului. Dar dacă o persoană devine totuși interesată și se familiarizează superficial cu informațiile minime despre această artă, atunci devine imediat ostatică a multor temeri.
Să ne uităm la cele mai populare temeri legate de managementul timpului.
- Nimeni nu poate controla timpul, așa că viața și-a urmat și va continua cursul. Aceasta este o afirmație falsă, pentru că voi înșivă sunteți stăpânii destinului vostru. Depinde doar de tine cât de repede va fi finalizată munca și cât timp va rămâne pentru relaxare și comunicare cu prietenii. Prin stăpânirea obiceiurilor utile de economisire a timpului, îți vei gestiona nu timpul, ci viața;
- Datorită managementului timpului, va trebui să lucrezi mai mult. Unii oameni chiar se tem că, dacă au timp liber, vor fi nevoiți să facă mai multă muncă neplanificată. De fapt, managementul timpului vă permite să optimizați toate procesele și este puțin probabil să aveți timp să faceți lucrări neplanificate;
- Respectând regulile de gestionare a timpului, te poți transforma într-un robot. Mulți oameni cred că, dacă își planifică complet viața, își pot pierde toate bucuriile umane. De fapt, gestionarea timpului nu ocupă timp, ci mai degrabă te ajută să găsești o oră sau două în plus pe care le poți petrece pentru tine.
Principii de gestionare a timpului sau cum să gestionezi totul
Arta de a-ți gestiona timpul- Aceasta este o știință destul de complexă, al cărei studiu poate dura mai mult de un an. Dar am încercat să evidențiem principiile de bază ale managementului timpului care vor ajuta la organizarea corectă a zilei fiecărei persoane.
Planifică-ți fiecare zi
În fiecare zi înainte de a merge la culcare, încercați să vă acordați câteva minute pentru a scrie un plan pentru ziua următoare.
Purtați întotdeauna planul cu dvs. (dacă este scris într-un caiet sau jurnal), priviți-l periodic și verificați dacă vă aflați în timpul alocat. Tăiați sau ștergeți elementele finalizate. Astfel te vei simți mulțumit de munca depusă.
Stabileste un obiectiv
Fiecare persoană are un vis care se transformă într-un obiectiv specific. Oamenilor care își stabilesc anumite obiective și știu pentru ce lucrează le este mai ușor să atingă ceea ce își doresc.
De exemplu, dacă ești un lucrător de birou obișnuit, dar scopul tău este să fii un lider, atunci trebuie să obții educația adecvată, să te dovedesci bine în fața superiorilor tăi și să-ți faci treaba bine. În acest caz, aveți șanse mari să urcați pe scara carierei. Poate pe viitor tu. Și, în mod ideal, veți introduce un standard corporativ de management al timpului în organizația dvs. Principalul lucru este să-l dorești cu adevărat și să nu stai cu mâinile în sân.
Este important să înveți cum să stabilești obiectivele corect.În primul rând, gândește-te exact ce vrei. Scopul tău ar trebui să fie specific, realizabil, relevant, măsurabil și limitat în timp. Nu este nevoie să visezi că trăind în interior și lucrând într-o fabrică mică, vei putea deveni președinte în câțiva ani. Stabilește-ți obiective realiste și mergi spre visul tău prețuit.
Învață să-ți repari planul de acțiune
Știți deja despre importanța de a face planuri, acum să vedem împreună cum să vă planificați corect afacerile.
Diagrama Gantt ne va ajuta în acest sens. Aceasta este, la prima vedere, o metodă dificilă pe care nu o poate gestiona toată lumea. Dar de fapt este destul de simplu. Să vedem cum funcționează această metodă folosind un exemplu.
Trebuie să-ți construiești o casă. Prescripți toate etapele construcției (proiectare, punerea fundației, teren, lucrări de finisare etc.) După care introduceți datele într-un tabel și indicați momentul și ordinea implementării lor. Unele procese mici, a căror implementare nu afectează calitatea muncii, pot fi combinate, reducând astfel timpul pentru implementarea lor.
Întocmirea unei astfel de diagrame vă permite să explicați în mod clar amploarea muncii efectuate, datorită căreia lucrătorii se implică mai rapid în proces.
Stabilește-ți prioritățile
Pentru a atinge un obiectiv, fiecare persoană trebuie să îndeplinească o serie de sarcini de severitate diferită. Prin urmare, trebuie să înveți să prioritizezi și să evidențiezi cele mai importante procese.
Pentru a-ți planifica corect ziua, poți folosi un principiu simplu. Se numește metoda ABCD.
Esența sa este următoarea. Îți faci un plan pentru ziua, începând cu cele mai importante lucruri. Adică prin „A” înțelegem execuția celui mai important proces, prin „B” - mai puțin important, „C” - nu foarte important etc.
Cele mai dificile și importante sarcini ar trebui programate pentru a doua zi dimineața sau pentru perioada cea mai productivă. Faptul este că, dacă nu duci la bun sfârșit cea mai dificilă sarcină imediat și o amâni constant pentru mai târziu, atunci sentimentul de datorie neîmplinită te va apăsa emoțional. Un cunoscut expert în domeniul managementului activ al timpului, B. Tracy, sfătuiește abordarea acestor probleme în mod strict și fără ambiguitate. El este autorul metodei de gestionare a timpului „Have Frog Breakfast”, care este folosită cu succes de un număr mare de oameni.
Esența sa este următoarea. Îndeplinești mai întâi sarcinile cele mai dificile și consumatoare de timp („broaște”). Acest lucru este necesar pentru ca tu să ai timp să faci toate lucrurile planificate, iar fondul tău emoțional să rămână normal pe tot parcursul zilei.
O continuare logică a metodei broaștei este principiul sau legea Pareto. Se spune că 20% din toate eforturile noastre produc 80% rezultate, iar restul de 80% din eforturi produc doar 20% rezultate.
De aceea, sarcina principală a fiecăruia este să identifice cele mai eficiente 20% și să se concentreze asupra implementării lor.
Există o altă metodă care te ajută să prioritizezi totul. Se numește Matricea Eisenhower. Celebrul politician de succes era renumit pentru caracterul său practic. El își împarte toate treburile în 4 categorii:
- Urgent și important. Aceste lucruri trebuie făcute mai întâi. Din cauza importanței lor, ele nu ar trebui să fie încredințate altora. Dacă întârziați îndeplinirea unor astfel de sarcini, acest lucru poate fi plin de consecințe negative în viitor;
- Important, dar nu urgent. Acordați atenție acestui punct. Din această categorie de sarcini puteți efectua planificarea. Dar nu ar trebui să amânați implementarea lor pentru o lungă perioadă de timp, deoarece aceste chestiuni pot deveni urgente și importante;
- Urgent, dar nu foarte important. Astfel de lucruri durează în general mult timp, așa că pot fi delegate, adică încredințate cuiva;
- Neimportant și nu urgent. Este mai bine să le tăiați de pe listă pentru a nu vă pierde timpul.
Încercați să utilizați aceste metode și în câteva zile veți înțelege cât de eficiente sunt.
Concentrează-te pe lucrul principal și învață să delegi
Fiecare persoană are un număr mare de lucruri de făcut în timpul zilei. Unele dintre ele vă pot dura câteva minute, în timp ce altele vă pot dura câteva ore. Încercați să vă asumați singur toate sarcinile dificile și importante și încredințați-le altor persoane pe cele mai puțin importante.
De exemplu, dacă nimeni din familie, cu excepția mamei, nu știe să gătească borș și, pe lângă cină, trebuie să ștergeți praful și să puneți jucăriile deoparte, atunci ar fi rațional să încredințați curățenia copiilor sau tatălui. în timp ce mama pregătește cina. În această situație, toată lumea este hrănită, iar apartamentul este curățat.
Sau un alt exemplu, dacă câștigi câteva mii de ruble pe zi în fiecare zi și robinetul tău curge, atunci este mai ușor să încredințezi lucrările de reparație unui instalator și să-i plătești câteva sute, în timp ce în acest timp vei câștiga de mai multe ori mai mult .
Stăpânește principiile delegării, adică nu-ți fie frică să transferi unele dintre responsabilitățile tale asupra altora.
Analizează perioada pe care ai trăit-o și creează-ți propriile reguli personale de gestionare a timpului
Privește periodic înapoi și încearcă să analizezi perioada pe care ai trăit-o. Fii atent la cât de rațional ți-ai petrecut timpul, cât de repede ți-ai atins obiectivul, ce dificultăți ai întâmpinat pe parcurs etc.
Analizează-ți în mod regulat viața și notează cât de repede se mișcă, dacă ești complet mulțumit de acțiunile tale.
Pe baza principiilor de bază ale managementului timpului, creează-ți propriile reguli care te ajută să-ți optimizezi resursele de timp și să te simți ca o persoană fericită și de succes.
Nu uitați să vă odihniți
Planifică-ți vacanța ca una dintre sarcinile tale principale. Calitatea și viteza muncii efectuate depind de cât de bine ți-ai restabilit puterea. Nu neglija somnul. Un adult ar trebui să doarmă cel puțin 8 ore pe zi. În caz contrar, vi se garantează depresia și pierderea forței, iar aceștia sunt principalii inamici ai muncii productive.
Nu uitați să comunicați cu prietenii și cu cei dragi. Nu renunța la hobby-urile și interesele tale. A avea un timp plăcut ajută o persoană să se relaxeze și îi face viața mai strălucitoare.
Planifică-ți ziua următoare
Când te culci, subliniază sarcinile pe care ai vrea să le îndeplinești mâine. Este mai bine să notezi toate punctele pentru a nu pierde nimic, pentru că o persoană nu este un robot și are tendința de a uita câteva lucruri mărunte.
Este mai bine să faceți planificarea seara. Adică în seara zilei de astăzi te gândești la următorul. Acest lucru vă permite să vă optimizați în mod semnificativ resursele de timp, cu alte cuvinte, vă gestionați timpul cu înțelepciune.
Ultima zi
Încearcă să trăiești fiecare zi ca și cum ar fi ultima. Nu amânați să faceți lucruri importante. Lucrurile pentru care în mod constant nu există suficient timp rămân uneori în planuri, adică nerealizate. Prin urmare, dă tot ce ai mai bun în fiecare zi, dacă este posibil. Datorită acestui lucru, nu veți avea multă muncă de rutină și neinteresantă de acumulat.
Filtrați informațiile
Atunci când studiați anumite informații de pe Internet sau publicații tipărite, încercați să evidențiați principalele aspecte ale articolului și „scurcați” peste ele. Foarte des, informațiile furnizate sunt pline cu diverse reclame, sau excese ale argumentelor autorilor, adică „apă”. Învățați să citiți „prin linie”, acest lucru vă va economisi timp în mod semnificativ.
Devoratorii de timp
Oamenii moderni petrec mult timp vizând informații absolut inutile pe rețelele sociale. rețele și alte resurse de internet, precum și conversații inutile la telefon.
Dar timpul este o resursă care nu poate fi completată. Pentru a înțelege cât de scump este pentru tine, calculează cât câștigi aproximativ pe oră. Acum gândește-te la câți timp și bani irosești în zadar. Chiar dacă nu traduceți toate acestea într-un echivalent monetar, gândiți-vă că în loc de vorbărie goală la telefon, ați putea să-i citiți o carte copilului dumneavoastră sau să vă jucați cu el. Și acest lucru este mult mai util și va aduce mai multă satisfacție.
Desigur, izolarea de toată lumea și oprirea comunicării cu prietenii nu este, de asemenea, o opțiune. Dar încercați să minimizați comunicarea cu oameni cu adevărat inutile. Învață să le spui „Nu”.
Analizează-ți obiceiurile și identifică-ți „pierdetorii de timp”. Scapa treptat de ele, invata.
Concentrându-te să faci câte un lucru pe rând
Încercați să nu vă ocupați de mai multe sarcini în același timp. Astfel îți vei împrăștia puterea, iar atenția ta va fi împrăștiată. Va dura mai mult pentru a finaliza fiecare proces. Luați o sarcină și finalizați-o complet, apoi treceți la următoarea.
Istoria cunoaște unii oameni care ar putea face mai multe lucruri deodată (de exemplu, Iulius Caesar), dar ei sunt doar excepția de la regulă.
Dar există procese care pot și ar trebui combinate. De exemplu, călătoria cu transportul public necesită mult timp pentru majoritatea oamenilor. De ce să nu te educi în acest moment? La urma urmei, puteți asculta o carte audio sau puteți citi o revistă interesantă.
Experții sfătuiesc să nu apucați totul. Este mai bine să vă îndreptați încet și cu încredere către obiectivul dvs., ducând la bun sfârșit fiecare sarcină în mod eficient.
Studiază-ți ceasul biologic
Ritmul vieții este individual pentru fiecare persoană. Pentru unii, vârful de activitate are loc dimineața, în timp ce alții dorm până la prânz și încep să lucreze seara. Doar tu însuți știi când ai cea mai bună energie și cea mai înaltă performanță. În această perioadă încercați să finalizați cantitatea maximă de muncă pre-planificată. Fă-o odată.
Organizează-ți spațiul de lucru
Toți oamenii de succes au o ordine perfectă la locul lor de muncă. Acest lucru este valabil atât pentru o masă obișnuită, cât și pentru un desktop de computer. Ați observat vreodată cât timp petreceți căutând un document? Oamenii de știință au calculat că oamenii care au un loc de muncă dezordonat își petrec 30% din timp căutând documentul, instrumentul necesar etc.
Curățați, reciclați hârtiile inutile, scăpați de gunoi. Datorită acestui lucru, te vei simți confortabil și performanța ta va crește.
Loc de muncă separat
Dacă lucrezi acasă și crezi că întreaga ta casă este un loc de muncă, atunci te înșeli profund. În timp ce lucrezi, s-ar putea să fii distras de o mulțime de lucruri mărunte. Încearcă să-ți aranjezi propriul colț unde vor fi depozitate toate lucrurile necesare procesului de lucru.
De exemplu, dacă coaseți haine acasă, atunci nu ar trebui să împrăștiați materiale de cusut în tot apartamentul. Găsirea articolului necesar va dura mult timp. Aranjandu-ti locul de munca, te vei scuti de curatenie suplimentara si cautare constanta.
Cărți despre managementul timpului sau managementul timpului
Dacă te-ai hotărât serios să-ți schimbi viața și vrei să afli mai multe despre managementul timpului, atunci îți va fi util să citești următoarele cărți. Sunt lucrări ale unor specialiști cunoscuți în acest domeniu și sunt foarte populare:
- „Maestrul timpului”, autorul Evgheni Popov.
- „Gestionarea timpului extrem”, autorii Nikolai Mrochkovsky și Alexey Tolkachev.
- „Getting Things Done sau arta productivității fără stres” de David Allen.
- „Time Drive”, autorul Gleb Arkhangelsky.
- „Gestionarea eficientă a timpului”, „Lasă dezgustul, mănâncă broasca”, „Gestionează-ți timpul”, de Brian Tracy.
- Timpul este bani de Matthew Edlung.
- „Managementul timpului. Arta de a-ți planifica și gestiona timpul și viața ta”, de Julia Morgenstern.
- Managementul integrat al timpului de Steve Prentice.
- Cum să gestionezi viața și munca de Don Aslett și Carol Cartaino.
- „Timpul tău este în mâinile tale”, autor, Lothar Seiwert.
- Tight Time Management de Dan Kennedy.
- „Arta de a se face” de Alan Lacain.
- „Comanda completă. Un plan de o săptămână pentru a face față haosului la serviciu, acasă și în capul tău, de Regina Leeds.
- „Munceste mai puțin, realizează mai mult. Programul de eficacitate personală de Carrie Gleason.
Concluzie
Dacă credeți că nu vă veți putea organiza ziua folosind sfaturi de gestionare a timpului, atunci vă înșelați profund. Desigur, orice întreprindere necesită disciplină și autocontrol, dar te vei implica rapid în acest proces și vei începe să te bucuri de el.
Principalul lucru este să nu renunți la ceea ce ai început. Încercați să rezistați timp de 30 - 40 de zile, după care planificarea zilei se va transforma într-un obicei bun fără de care pur și simplu nu puteți trăi.
Învață să-ți gestionezi timpul corect. Atunci vei avea timp nu doar să lucrezi, ci și să te relaxezi, să comunici cu cei dragi și să te distrezi cu prietenii.
